α. Κίνητρα για εθελοντική αναφορά
Σε ένα σύστημα εθελοντικής αναφοράς, ο αναφέρων, χωρίς να έχει καμία νομική ή διοικητική υποχρέωση, υποβάλλει εθελοντική αναφορά περιστατικού. Για την προώθηση της εθελοντικής υποβολής αναφορών πρέπει να εφαρμόζονται οι κανόνες του just culture, δηλαδή μία μη τιμωρητική πολιτική και ανεκτικότητα απέναντι στα σφάλματα. Oι αναφερόμενες πληροφορίες δεν πρέπει να χρησιμοποιούνται εναντίον του αναφέροντος έτσι ώστε να ενθαρρύνεται η περαιτέρω αναφορά πληροφοριών σχετικά με την ασφάλεια.
β. Βασικές Αρχές Εθελοντικής Αναφοράς
Οι κατωτέρω βασικές αρχές πρέπει να λαμβάνονται υπόψη κατά τη δημιουργία ενός συστήματος εθελοντικής αναφοράς εντός του γενικού πλαισίου του συστήματος διαχείρισης ασφάλειας ενός οργανισμού (SMS):
Εμπιστοσύνη
Οι αναφέροντες πρέπει να είναι βέβαιοι ότι οι πληροφορίες δεν θα χρησιμοποιηθούν εναντίον τους, διαφορετικά θα είναι απρόθυμοι να αναφέρουν τα λάθη τους. Περιβάλλον θετικής κουλτούρας ασφάλειας σε έναν οργανισμό, παρέχει τα θεμέλια ενός επιτυχημένου συστήματος αναφοράς περιστατικών.
Μη τιμωρητικό περιβάλλον
Το πρόσωπο που καταγγέλλει προστατεύεται από νομικές, διοικητικές ή πειθαρχικές κυρώσεις, εκτός από τις περιπτώσεις βαριάς αμέλειας, εγκληματικής δραστηριότητας ή πρόθεσης (άρθρο 16 (9&10) ΕΕ 376/2014).
Βάση αναφοράς χωρίς αποκλεισμούς
Η συστηματική προσέγγιση για την ορθή διαχείριση της ασφάλειας επιβάλλει η εθελοντική αναφορά να συμπεριλαμβάνει όλες τις πτυχές της λειτουργίας του αεροσκάφους, όπως την λειτουργία πτήσης, την ασφάλεια καμπίνας, τη συντήρηση του αεροσκάφους, τις υπηρεσίες αεροναυτιλίας, την λειτουργία αεροδρομίου, την εξυπηρέτηση αεροσκάφους κ.λ.π. Η συλλογή πληροφοριών για το ίδιο περιστατικό από διαφορετικές πηγές παρέχει πλήρη ανάλυση και κατανόηση των γεγονότων, των κινδύνων και των πιθανών επιπτώσεών τους.
Εμπιστευτικότητα
Τα μη τιμωρητικά συστήματα βασίζονται σε εμπιστευτικές αναφορές. Ο αναφέρων πρέπει να είναι σίγουρος ότι η ταυτότητά του και άλλες πληροφορίες που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για τον εντοπισμό εμπλεκόμενων άλλων φυσικών ή νομικών προσώπων δεν θα αποκαλυφθούν. Η Αρχή Πολιτικής Αεροπορίας για την ενθάρρυνση εθελοντικών αναφορών διασφαλίζει μέσω του Τμήματος Διαχείρισης Ασφάλειας και Συμβάντων το απόρρητο των αναφορών.
Αναγνώριση-επιβράβευση
Ένας οργανισμός για να ενθαρρύνει περαιτέρω την υποβολή αναφορών, θα πρέπει να γνωρίσει ξεκάθαρα στο προσωπικό του ότι οι εθελοντικές αναφορές αποτελούν πολύτιμες πληροφορίες, ακόμη και να επιβραβεύσει πρόσωπα των οποίων η αναφορές είχαν θετικά αποτελέσματα σχετικά με το επίπεδο ασφάλειας του οργανισμού.
Προώθηση-διάδοση πληροφοριών
Οι αποταυτοποιημένες πληροφορίες που λαμβάνονται από το σύστημα εθελοντικής αναφοράς πρέπει να γνωστοποιούνται έγκαιρα στην αεροπορική κοινότητα. Πρέπει να χρησιμοποιείται μια ποικιλία μεθόδων διάδοσης πληροφοριών για την επίτευξη της μέγιστης προώθησης της ασφάλειας, όπως για παράδειγμα μηνιαία ενημερωτικά δελτία, περιοδικές συγκεντρωτικές αναφορές για τα περιστατικά, ενημερωτικά δελτία ασφαλείας που δημοσιεύονται στο διαδίκτυο κ.λ.π. Αυτή η δραστηριότητα μπορεί να βοηθήσει τους εργαζόμενους να βελτιώσουν περαιτέρω την κουλτούρα αναφοράς περιστατικών ασφάλειας.
